Wat is de bewaartermijn van leerlinggegevens?

Leerlinggegevens

Een leerlingdossier bestaat onder meer uit informatie over de onderwijskundige en algemene begeleiding van de leerling zoals uitslagen van toetsresultaten en verslagen van gesprekken met ouders. Daarnaast zitten in een leerlingendossier administratieve gegevens zoals verzuim-, in- en uitschrijvingsgegevens en gegevens van leerlingen en hun ouders die nodig zijn voor het berekenen van het formatiebudget.

In principe geldt voor leerlinggegevens een bewaartermijn van 2 jaar nadat de leerling de school verlaten heeft. Er zijn echter bepalingen in de onderwijswet- en regelgeving die een langere termijn voorschrijven. Zo geldt bijvoorbeeld voor het primair en voortgezet onderwijs dat gegevens over absentie, in- en uitschrijving 5 jaar bewaard moeten blijven nadat de leerling is uitgeschreven. Ook de adviezen en beslissingen van de Permanente Commissie Leerlingenzorg zijn hiervan een voorbeeld. Deze gegevens over leerlingen die naar een school voor speciaal onderwijs zijn doorverwezen, moet een school 3 jaar na het vertrek van de leerling bewaren. Eveneens kunnen de Archiefwet en  het Examenbesluit van toepassing zijn. In het Examenbesluit staat onder meer dat het centraal examen, inclusief de cijferlijsten, tenminste 6 maanden bewaard moet worden. Adresgegevens van (oud)leerlingen mogen bewaard blijven voor het organiseren van reünies.

Vernietiging of archiefbestemming

Als een organisatie persoonsgegevens niet meer nodig heeft of de bewaartermijn is verlopen dan moet die uw gegevens verwijderen. Verwijderen betekent niet dat de gegevens vernietigd moeten worden. Het is al voldoende de gegevens buiten het bereik van de actieve administratie te brengen en in een archiefdepot of op een aparte schijf op te slaan. Een organisatie mag persoonsgegevens in een archief bewaren als het bestemd is voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden.

Bij de overheid is de bewaring van archiefdocumenten of archiefbestanden voor enige tijd of voor altijd neergelegd in de selectielijsten ingevolge de Archiefwet. Het bedrijfsleven moet de bewaartermijn van de archiefdocumenten zelf vastleggen. Tenzij de Archiefwet of een andere wet van toepassing is, zijn aan de persoonsgegevens in een archief geen bewaartermijnen verbonden. Die gegevens moeten daarom worden verwijderd zodra zij hun belang voor de archiefbestemming hebben verloren. Een organisatie kan ook besluiten de gegevens te vernietigen in plaats van ze in een archief op te nemen.

Vernietigen of meegeven

Voor de wijze waarop gegevens vernietigd moeten worden, bestaat gen harde regel. Een organisatie moet zorgvuldig met uw gegevens omgaan. Deze verantwoordelijkheid wordt groter naarmate de gevoeligheid van de gegevens groter is. Met het oog hierop is een oud-papierbak niet de juiste plaats om bijvoorbeeld medische gegevens in af te voeren. Een papierversnipperaar of een in papierafvoer gespecialiseerd bedrijf is dan een meer aangewezen weg. Voor digitaal opgeslagen gegevens zijn systemen ontwikkeld die automatisch gegevens vernietigen op een van tevoren aangegeven tijdstip. Als praktisch alternatief kan de organisatie de gegevens na afloop van de bewaartermijn aan de betreffende persoon meegeven, zodat die zelf verantwoordelijk wordt voor wat er met de gegevens gebeurt.