OKI-doc

Wanneer een leerling van school verandert geeft de oude school onderwijskundige gegevens door aan de nieuwe school, dit document heet het ‘oki-doc’. De school dient bij een gesprek over het schooladvies de ouders ongevraagd een kopie van het oki-doc te verstrekken.

Verantwoordelijkheid schoolhoofd

Na overleg met het onderwijzend personeel stelt de directeur van de basisschool het oki-doc op (art. 42 lid 1 WPO). In Amsterdam zijn voor de overstap van het basisonderwijs naar het voortgezet onderwijs afspraken gemaakt tussen schoolbesturen en gemeente in de Kernprocedure. Een van de afspraken is dat het onderwijskundig rapport in digitale vorm wordt aangeleverd als oki-doc: het onderwijskundig document.

Gegevens oki-doc

In het oki-doc wordt alle onderwijskundige informatie opgenomen die relevant is voor de overgang van het basisonderwijs naar het voortgezet onderwijs:

  • Het basisschooladvies
  • Toetsgegevens uit het leerlingvolgsysteem
  • Informatie over de schoolloopbaan en leerdomeinen (taal, rekenen, studievaardigheden)
  • Informatie over gedrag en houding (zelfstandigheid, werkhouding, interesse)
  • De aanwezigheid van een dyslexieverklaring
  • De aanwezigheid van een indicatie voor speciaal onderwijs

Aanvullende documentatie oki-doc

Naast de standaardinformatie kan de basisschool er ook voor kiezen om extra informatie aan het document toe te voegen, wanneer dit bijvoorbeeld van belang is voor de school voor voortgezet onderwijs bij het nemen van een toelatingsbeslissing. Een school voor voortgezet onderwijs kan zelf ook het initiatief nemen om de basisschool aanvullende informatie te vragen. Het wordt steeds gangbaarder om informatie uit het leerlingvolgsysteem als bijlage aan het oki-doc toe te voegen.

Verplichte aanvullende gegevens voor leerwegondersteunend onderwijs of praktijkonderwijs

Voor kinderen met een advies voor praktijkonderwijs of leerwegondersteunend onderwijs bevat het onderwijskundig document ook informatie over speciale begeleiding, onderzoeksgegevens over leerachterstand (lat-onderzoek) en intelligentie (cap-onderzoek) en eventueel over sociaal-emotioneel functioneren (sem-onderzoek). Landelijk is voorgeschreven dat deze gegevens nodig zijn om toegelaten te kunnen worden tot het prakijkonderwijs of leerwegondersteunend onderwijs.

Afschrift voor ouders

De school is volgens de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp) verplicht om ouders ongevraagd een afschift van het volledige oki-doc (inclusief bijlagen) te verstrekken. Dit heeft het (toenmalige) College Bescherming Persoonsgegevens (nu Autoriteit Persoonsgegevens, AP) expliciet vastgelegd in juni 2009 in het ‘richtsnoer’ Informatieplicht basisscholen met betrekking tot het onderwijskundig rapport. Het leerlingdossier dient een vermelding te bevatten van het tijdstip en de wijze waarop de ouders geïnformeerd zijn over het oki-doc. Wanneer de school ook na hierom gevraagd te zijn geen oki-doc wil verstrekken of geen commentaar van de ouders in het oki-doc wil verwerken, kunnen ouders zich wenden tot de klachtencommissie van de school.

Informatie: de Cito-score, basisschooladvies, leerlingdossier
Beslissing: directeur van de basisschool
Bezwaar: klachtencommissie
Vindplaats: Kernprocedure, artikel 42 WPO (Wet op het primair onderwijs), richtsnoer juni 2009 Aurotiteit Persoonsgegevens