Wat is een leerlingdossier?

Alle scholen houden een leerlingdossier bij over de vorderingen van hun leerlingen. Ouders hebben het recht om dit leerlingdossier in te zien. De school is verplicht om de informatie na een bepaalde termijn te vernietigen.

Leerlingdossier

In een leerlingdossier worden verschillende gegevens bewaard. Het leerlingdossier bevat administratieve gegevens, zoals de in- en uitschrijving op de school, adresgegevens, betalingsgegevens en gegevens over afwezigheid. Ook worden in het leerlingdossier de schoolresultaten van een leerling bijgehouden, evenals de houding en eventuele andere aandachtspunten. Daarnaast kunt u notities van besprekingen over toetsgegevens verwachten. Tenslotte wordt in het leerlingdossier het basisschooladvies opgenomen en kan er een psychologisch rapport zijn toegevoegd. Bij schoolwisseling wordt op basis van het leerlingdossier een onderwijskundig rapport opgemaakt voor de nieuwe school. Het onderwijskundig rapport wordt door het schoolhoofd na overleg met de leerkrachten opgesteld. Lees hier meer over het onderwijskundig rapport.

Gegevens leerlingdossier hoelang bewaard?

De school bewaart de gegevens uit het leerlingdossier op school. Deze gegevens moeten worden vernietigd, nadat de leerling de school heeft verlaten. Voor verschillende gegevens zijn verschillende termijnen vastgesteld. In de regel moeten alle onderdelen van het leerlingdossier twee jaar nadat de leerling van school is gegaan, worden vernietigd. Voor sommige onderdelen geldt een andere termijn. Wanneer de bewaartermijn is afgelopen, kunnen de gegevens vernietigd worden of aan de ouders worden meegegeven.

  • De gegevens voor het berekenen van de betalingen moeten binnen acht weken nadat de leerling van school is vernietigd worden.
  • De administratieve gegevens in het leerlingdossier moeten tot vijf jaar nadat de leerling de school heeft, verlaten worden bewaard.
  • Op de basisschool wordt het psychologisch rapport maximaal twee jaar in het leerlingdossier bewaard.
  • Wanneer de middelbare school dit rapport heeft opgevraagd bij de basisschool, bewaart deze school het rapport minimaal drie jaar en maximaal vijf jaar nadat uw kind de school heeft verlaten.
  • Het onderwijskundig rapport wordt binnen twee jaar nadat de leerling van school af is vernietigd.

Wie mag leerlingdossier inzien?

Het leerlingdossier is strikt vertrouwelijk. Als wettelijk vertegenwoordiger van uw kind heeft u het recht om het leerlingdossier in te zien. Naast u en uw kind mogen de schoolleiding en het onderwijspersoneel dat bij uw kind betrokken is het dossier inzien. In bepaalde gevallen mogen ook derden het leerlingdossier inzien:

  • Bij de aanvraag van extra ondersteuning voor een leerling.
  • Bij de plaatsing van uw kind op het speciaal onderwijs.
  • Bij de overgang naar een andere school, bijvoorbeeld de middelbare school.

In andere gevallen moet u als ouder toestemming geven aan derden om het dossier te mogen inzien.

Wanneer u zelf het dossier wilt inzien, maakt u hiervoor een afspraak met de directeur van de school. Bij het inzien van het dossier is altijd iemand van de school aanwezig in verband met de privacy van andere leerlingen. U heeft ook recht op een kopie van het dossier. De school kan voor het kopiëren kosten in rekening brengen.

Foute gegevens in leerlingdossier

Wanneer er gegevens in het leerlingdossier staan die volgens u onjuist zijn, kunt u deze laten verbeteren of verwijderen. Hiervoor kunt u een verzoek indienen bij de school. Bij uw verzoek dient u wel aan te geven wat de gewenste verbetering is. Als de school dit niet wil aanpassen, kunt u een signaal afgeven bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Mocht ook dit niet helpen, dan kunt u zich in het uiterste geval tot de rechter wenden.

Recht op informatie leerlingdossier gescheiden ouder

In principe krijgen ouders na de ontbinding van een huwelijk beiden het ouderlijk gezag. In dat geval hebben beide ouders recht op dezelfde informatie, ongeacht welke ouder belast is met de verzorging van het kind. Een ouder zonder wettelijk gezag krijgt dezelfde informatie als de ouder met wettelijk gezag. Wel dient een ouder zonder wettelijk gezag te vragen om inzage in het leerlingdossier.

Op deze regel zijn ook uitzonderingen. Zo krijgt een ouder geen informatie wanneer dat in strijd is met de belangen van het kind. Een voorbeeld hiervan is als een omgangsregeling tussen ouder en kind is afgewezen en de ouder het kind alsnog probeert te ontmoeten bij de school. Er kan dan worden geweigerd om informatie te geven die het contact mogelijk maakt.

Wanneer u vindt dat u ten onrechte informatie wordt ontzegd, kunt u hierover in gesprek gaan met de school of het bestuur. U kunt, als deze gesprekken niets opleveren, ook een klacht indienen bij de klachtencommissie van de school.

Informatie: inzage in leerlingdossier, ook recht op kopieën hiervan
Beslissing: schooldirecteur
Bezwaar: Autoriteit Persoonsgegevens (signaal), klachtencommissie, rechtbank
Vindplaats: Artikel 42 WPO, artikel 35 en 39 Wbp (Wet bescherming persoonsgegevens) en artikel 1:247 BW (Burgerlijk Wetboek)