Inspraak ouders bij bescherming leerlinggegevens

OCO krijgt regelmatig vragen over de verspreiding van leerlinggegevens. Het gebruik van leerlinggegevens is volgens de Algemene verordening gegevensbescherming aan regels verbonden. De wet schrijft voor dat er maatregelen worden getroffen voor de bescherming van leerlinggegevens. De medezeggenschapsraad praat mee over beleid gericht op privacy en de bescherming van leerlinggegevens.

Regels AVG

Scholen moeten kunnen aantonen dat een verwerking van leerlinggegevens aan de belangrijkste beginselen van verwerking voldoet: rechtmatigheid, transparantie, doelbinding en juistheid. De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) stelt regels om persoonsgegevens te beschermen. Ook scholen moeten zich aan deze regels houden, omdat er wordt gewerkt met persoonsgegevens. De AVG dwingt scholen om zelf na de denken hoe persoonsgegevens worden verwerkt en het beste kunnen worden beschermd.

Verantwoordingsplicht school

In de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) staat een aantal verplichte maatregelen genoemd om gegevens te beschermen, waaraan ook scholen moeten voldoen:

  • een register bijhouden waarin worden bijgehouden welke gegevens worden gewijzigd (art. 30 AVG)
  • een register bijhouden van datalekken (art. 33 AVG)
  • aantonen dat toestemming is gegeven voor een gegevensverwerking wanneer u voor deze verwerking toestemming nodig heeft (art. 7 AVG)
  • uitleg over de aanstelling van de functionaris gegevensbescherming (art. 37 AVG)

Een bijzondere plicht is:

Een beoordeling van de bescherming en effecten van een verwerking van gegevens als er sprake is van een hoog privacyrisico (art. 35 AVG)

Scholen zijn ervoor verantwoordelijk om zorgvuldig en veilig leerlinggegevens te verwerken. Zeker omdat kinderen minderjarig en daardoor extra kwetsbaar zijn. De school moet in sommige gevallen vooraf beoordelen wat de effecten zijn als in de toekomst persoonsgegevens worden verwerkt. Een school mag bijvoorbeeld niet zomaar beveiligingscamera’s ophangen, omdat daardoor gegevens van leerlingen worden verwerkt. Hiervoor is eerst een beoordeling nodig.

Tip: Vraag als medezeggenschapsraad waarom cameratoezicht op het schoolplein noodzakelijk is. Zijn er onlangs vernielingen of inbraken geweest? Vraag dan wat het doel van het cameratoezicht is en welke andere minder ingrijpende acties ingezet kunnen worden.

Leerlingdossier en oki-doc

Een basisschool of middelbare school mag gegevens over een leerling bewaren. Alle gegevens samen wordt ook wel het leerlingdossier genoemd. Het leerlingdossier is privacygevoelig. Dit dossier bestaat voor een deel uit administratieve gegevens. Verder zit er in het leerlingdossier informatie die nodig is om de leerling onderwijs en begeleiding te geven. Leerkrachten moeten gegevens rechtmatig, transparant, met een doel en juist verwerken. Als een kind overstapt van de basisschool naar de middelbare school of van basisschool wisselt dan wordt er een oki-doc opgesteld. Het oki-doc moet voldoen aan een aantal eisen én mag niet teveel gegevens bevatten (art. 2 Besluit uitwisseling leer- en begeleidingsgegevens).

Rechten leerlingen, ouders en leerkrachten

De AVG kent privacyrechten toe aan leerlingen, ouders en leerkrachten. Bijvoorbeeld:

  • het recht om gegevens (eigen leerlingdossier, camerabeelden) in te zien
  • het recht om vergeten te worden
  • het recht op beperking van de verwerking
  • het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van persoonsgegevens

Inspraak ouders leerlinggegevens

De oudergeleding van de medezeggenschapsraad heeft instemmingsrecht op de regeling voor het vaststellen of wijzigingen voor het gebruik van persoonsgegevens (art. 13 lid 1 onder i Wms). In het middelbaar onderwijs praten ook de leerlingen mee. Immers is het een onderwerp dat specifiek de ouders (of leerlingen) aangaat. Zonder instemming van de medezeggenschapsraad kan de school geen regeling vaststellen of wijzigen voor het gebruik van leerlinggegevens.

Controle

De medezeggenschapsraad heeft niet alleen een rol, maar ook een grote verantwoordelijkheid. De medezeggenschapsraad kan controleren of de privacyrechten bij leerlingen, ouders en leerkrachten voldoende bekend zijn. De oudergeleding heeft instemmingsrecht bij het vaststellen van de schoolgids (art. 13 lid 1 onder g WMS en art. 14 lid 1 onder a WMS). Met dat instemmingsrecht bewaakt de medezeggenschapsraad dat ouders en leerlingen goed geïnformeerd worden privacyrechten, privacybescherming en de doelen waarop de school privacy probeert te beschermen.
Worden er beveiligingscamera’s opgehangen? Wijs erop dat iedereen weet dat er camera’s in de school hangen en voor welk doel deze er hangt. Bijvoorbeeld door bordjes op te hangen.