Onderwijskundig rapport of onderwijskundig informatiedocument (oki-doc)

Wanneer een leerling de basisschool verlaat geeft de oude school onderwijskundige gegevens door aan de nieuwe school. Dit document heet het onderwijskundig rapport of oki-doc. De school dient bij het schooladvies de ouders ongevraagd een kopie van het oki-doc te verstrekken, bij voorkeur tijdens het adviesgesprek. Uitwisseling van leerlinggegevens tussen scholen voor voortgezet onderwijs is alleen toegestaan na toestemming van de ouders (of leerling indien 16 jaar of ouder).

Onderwijskundig rapport of onderwijskundig informatiedocument (oki-doc)

Wanneer een kind wisselt van basisschool, dan stelt de oude school een onderwijskundig rapport op voor de nieuwe school.

Wanneer een kind de basisschool verlaat om over te stappen naar het voortgezet onderwijs, dan maakt het schooladvies onderdeel uit van het onderwijskundig rapport.

Het opstellen van een onderwijskundig rapport in deze situaties is een wettelijke verplichting, die is vastgelegd in art. 42 WPO.

In Amsterdam zijn voor de overstap van het basisonderwijs naar het voortgezet onderwijs afspraken gemaakt tussen schoolbesturen en gemeente in de kernprocedure. Een van de afspraken is dat het onderwijskundig rapport in digitale vorm wordt aangeleverd als oki-doc: het onderwijskundig informatiedocument.

Gegevens oki-doc

In het Amsterdamse oki-doc wordt volgens de kernprocedure alle onderwijskundige informatie opgenomen die relevant is voor de overgang van het basisonderwijs naar het voortgezet onderwijs:

  • het basisschooladvies;
  • toetsgegevens uit het leerlingvolgsysteem;
  • informatie over de schoolloopbaan en leerdomeinen (taal, rekenen, studievaardigheden);
  • informatie over gedrag en houding (zelfstandigheid, werkhouding, interesse);
  • de aanwezigheid van een dyslexieverklaring;
  • de aanwezigheid van een indicatie voor speciaal onderwijs.

Welke gegevens normaalgesproken uitgewisseld kunnen worden in een onderwijskundig rapport is landelijk vastgelegd in het Besluit uitwisseling leer- en begeleidingsgegevens.

  • administratieve gegevens;
  • gegevens over onderwijshistorie, leerresultaten en stage- en werkervaring;
  • gegevens over de sociaal-emotionele ontwikkeling en het gedrag;
  • gegevens met betrekking tot de gegeven of geïndiceerde begeleiding;
  • gegevens omtrent de verzuimhistorie.

Aanvullende documentatie oki-doc

Naast de standaardinformatie kan de basisschool er ook voor kiezen om extra informatie aan het document toe te voegen, wanneer dit bijvoorbeeld van belang is voor de school voor voortgezet onderwijs bij het nemen van een toelatingsbeslissing. Een school voor voortgezet onderwijs kan zelf ook het initiatief nemen om de basisschool aanvullende informatie te vragen. Het wordt steeds gangbaarder om informatie uit het leerlingvolgsysteem als bijlage aan het oki-doc toe te voegen.

Aanvullende gegevens voor leerwegondersteunend onderwijs of praktijkonderwijs

Voor kinderen met een advies voor praktijkonderwijs of leerwegondersteunend onderwijs bevat het oki-doc ook informatie over speciale begeleiding, onderzoeksgegevens over leerachterstand (lat-onderzoek), intelligentie (cap-onderzoek) en eventueel over sociaal-emotioneel functioneren (sem-onderzoek). Deze gegevens worden gebruikt door het samenwerkingsverband om te beoordelen of een leerling recht heeft op de extra middelen die nodig zijn voor leerwegondersteunend onderwijs of prakijkonderwijs.

Informeren ouders door basisschool verplicht

Art. 42 WPO verplicht de basisschool om ouders een afschrift van het onderwijskundig rapport (of oki-doc) te verstrekken. Ouders kunnen dan van hun recht gebruik maken om feitelijke onjuistheden te corrigeren of te verwijderen. De school heeft het laatste woord over (de hoogte van) het schooladvies, ouders kunnen wel vragen stellen over de onderbouwing van het advies maar niet afdwingen dat het advies wordt aangepast. Ouders mogen wel vragen om hun zienswijze op te nemen.

Ook kunnen ouders het oki-doc controleren om te zien of niet meer gegevens gedeeld worden dan nodig voor het doel: het bieden van passend onderwijs door de nieuwe school.

Tip: Gebruik het oki-doc als leidraad in het adviesgesprek met school. Dan wordt duidelijk hoe de school het advies onderbouwt en kunnen onduidelijkheden meteen opgehelderd worden. Dat is beter dan alleen aan de administratieve verpliching voldoen door het oki-doc na het adviesgesprek mee te geven. Sommige scholen sturen het oki-doc zelfs voorafgaand aan het adviesgesprek naar ouders ter voorbereiding op het gesprek.

Verantwoordelijkheid schoolhoofd

In de praktijk ontvangen ouders het onderwijskundig rapport of oki-doc meestal van de groepsleerkracht. Volgens art. 42 lid 1 WPO wordt het echter door de directeur opgesteld, in overleg met het onderwijzend personeel. Eventuele schriftelijke vragen, als een gesprek met de groepsleerkracht geen duidelijkheid heeft opgeleverd, kunnen daarom het beste worden gericht aan de directeur van de basisschool.

Instemming nodig van ouders of leerling voor uitwisseling gegevens bij schoolwisseling voortgezet onderwijs

De term ‘onderwijskundig rapport’ wordt niet gebruikt in de Wet op het voortgezet onderwijs (WVO) als het gaat om uitwisseling van gegevens bij een overstap vanaf een school. Gegevensuitwisseling tussen scholen in het voortgezet onderwijs wordt beschreven in art. 103b lid 7 WVO. Daarin is ook bepaald dat de administratie van de school een ‘verklaring van instemming’ bewaart van de ouders met de uitwisseling van de gegevens, of van de leerling indien deze 16 jaar is of ouder.

Volgens de memorie van toelichting bij dit wetsartikel is toestemming noodzakelijk omdat uitwisseling van gegevens tussen scholen geen wettelijke verplichting is. Dat is wel het geval bij het onderwijskundig rapport en daarom is daarvoor geen toestemming van de ouders nodig.

Klacht over onderwijskundig rapport, oki-doc of uitwisseling leerlinggegevens

Wanneer de school ook na hierom gevraagd te zijn geen onderwijskundig rapport oki-doc wil verstrekken, of geen correcties of geen commentaar van de ouders wil verwerken, dan kunnen ouders zich wenden tot het schoolbestuur of de klachtencommissie van de school. Hetzelfde geldt voor uitwisseling van leerlinggegevens tussen scholen in het voortgezet onderwijs zonder toestemming van de ouders (of leerling ouder dan 16 jaar). Als de klacht niet zorgvuldig is afgehandeld dan hebben ouders op grond van art. 77 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) het recht een privacyklacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).