Wat staat er (verplicht) in het onderwijskundig rapport en oki-doc?

Het onderwijskundig rapport is een beknopte samenvatting van de schoolloopbaan van een leerling. Het onderwijskundig rapport moet voldoen aan een aantal eisen én mag niet teveel gegevens bevatten. Dit rapport wordt opgesteld bij de overstap naar een andere school. In Amsterdam heet dit rapport het oki-doc.

Inhoud onderwijskundig rapport

Het onderwijskundig rapport voldoet aan een aantal eisen. Daarnaast mag het onderwijskundig rapport niet teveel gegevens bevatten. Dit rapport bevat geen andere gegevens dan (art. 2 Besluit uitwisseling leer- en begeleidingsgegevens):

  • administratieve gegevens
  • gegevens over onderwijshistorie, leerresultaten en stage- en werkervaring
  • gegevens over de sociaal-emotionele ontwikkeling en het gedrag
  • gegevens over eerdere begeleiding of begeleiding die een leerling nodig heeft
  • gegevens omtrent de verzuimhistorie

Als het onderwijskundig rapport wordt opgesteld in verband met de overgang naar het voorgezet onderwijs, dan neemt de basisschool in het onderwijskundig rapport ook het schooladvies mee.

Administratieve gegevens

Bij administratieve gegevens gaat het om de naam, voornamen, voorletters, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke gegevens die noodzakelijk zijn om te communiceren met de ouders. Ook het persoonsgebonden nummer van de leerling, gegevens van de ouders (of voogden en verzorgers) en administratieve gegevens van de school (art. 3 Besluit uitwisseling leer- en begeleidingsgegevens).

Gegevens over onderwijshistorie, leerresultaten en stage- en werkervaring

Onder gegevens als onderwijshistorie, leerresultaten en stage- en werkervaring worden gegevens over de onderwijsloopbaan van de leerling verstaan. Oók gegevens over de overstap tussen scholen, zittenblijven en eventuele verrichte stages en de reeds opgedane werkervaring wordt vermeld. De schoolresultaten van de leerling die zijn gericht op het bepalen van het niveau in het middelbaar onderwijs worden hier ook vermeld. Als er een schooladvies is gegeven door de basisschool, dan wordt dit schooladvies altijd vermeld. Ook de cognitieve prestaties en het cognitieve vermogen van de leerling is beschreven (art. 4 lid 1 Besluit uitwisseling leer- en begeleidingsgegevens).

Let op: het kan zo zijn dat ouders, leerling en leerkracht het niet eens zijn over het basisschooladvies. Indien ouders of leerling dat willen, dan wordt naast het schooladvies ook de wens van de ouders en leerling vermeld (art. 4 lid 2 Besluit uitwisseling leer- en begeleidingsgegevens)

Gegevens over de sociaal-emotionele ontwikkeling en het gedrag

Bij de sociaal-emotionele ontwikkeling van de leerling gaat het om toetsgegevens uit het leerlingvolgsysteem of een vergelijkbare systematiek om een leerling beoordelen en de beoordeling van de leerkracht (art. 5 lid 1 Besluit uitwisseling leer- en begeleidingsgegevens). Ook het gedrag en de leer-/werkhouding van de leerling worden beschreven, gedrag in de omgang, speelgedrag huiswerkgedrag, concentratie en doorzettingsvermogen, zelfstandigheid en andere relevante aspecten (art. 5 lid 2 Besluit uitwisseling leer- en begeleidingsgegevens). Het kan zo zijn dat er sprake is van een sociaal-emotionele problematiek. Het is toegestaan om de aard daarvan te beschrijven (art. 5 lid 3 Besluit uitwisseling leer- en begeleidingsgegevens).

Gegevens over eerdere begeleiding of begeleiding die een leerling nodig heeft

Bij gegevens over eerder gegeven of geïndiceerde begeleiding gaat het om belemmeringen bij de leerling om niet volledig naar school te kunnen of te presteren. Ook beperkingen bij de leerling worden beschreven. Dit is toegestaan, mits er sprake is van een diagnose of begeleiding is toegekend. Bijvoorbeeld een dyslexieverklaring. Ingrijpende gebeurtenissen en thuissituaties worden beschreven, mits dit een punt van zorg is (art. 6 Besluit uitwisseling leer- en begeleidingsgegevens).

Gegevens omtrent de verzuimhistorie

Onder deze gegevens worden uitsluitend verstaan gegevens over schoolverzuim waarbij de leerling wel stond ingeschreven bij een school, maar regelmatig niet aanwezig was. Het gaat uitsluitend om schoolverzuim tot één jaar terug (art. 7 Besluit uitwisseling leer- en begeleidingsgegevens).

Andere vereisten

Het onderwijskundig rapport bevat persoonsgegevens, net als bij het leerlingdossier. Hierdoor is ook de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Andere vereisten volgens de toelichting van het Besluit uitwisseling leer- en begeleidingsgegevens en de AVG zijn:

  • gegevens worden uitgewisseld die strikt noodzakelijk zijn voor het leren en begeleiden van de leerling op een volgende school op het moment dat een leerling van school wisselt
  • uitwisseling van het onderwijskundig rapport mag uitsluitend bij de overstap naar een andere school
  • ouders hebben inzage- en correctierecht bij de uitwisseling van het onderwijskundig rapport
  • scholen informeren ouders actief en in begrijpelijke taal over de inhoud van het onderwijskundig rapport
  • professionele indrukken kunnen niet gecorrigeerd worden. Ouders kunnen laten vermelden dat zij het niet eens zijn met deze gegevens
  • opmerkingen en de visie van de ouders moeten altijd op verzoek worden toegevoegd aan het dossier van een leerling