Wat is een leerlingdossier?

Leerlingdossier

In een leerlingdossier worden verschillende gegevens bewaard. Het leerlingdossier bevat administratieve gegevens, zoals de in- en uitschrijving op de school, adresgegevens, betalingsgegevens en gegevens over afwezigheid.

Ook worden in het leerlingdossier de schoolresultaten van een leerling bijgehouden, evenals de houding en eventuele andere aandachtspunten. Daarnaast staan er soms ook notities in van besprekingen over toetsgegevens.

Tenslotte wordt in het leerlingdossier het basisschooladvies opgenomen en kan er een psychologisch rapport zijn toegevoegd.

Actieve informatieplicht

Scholen voor primair en voortgezet onderwijs hebben een actieve informatieplicht. Zo rapporteren zij aan de ouders over de vorderingen van een leerling (art. 11 WPO) en (art. 2.97 WVO 2020). Is de leerling meerderjarig en handelingsbekwaam, dan rapporteert de school aan de leerling zelf.

Bij de rapportage gebruikt de school de gegevens uit het leerling- en onderwijsvolgsysteem. Hierin staan de vorderingen in kennis en vaardigheden van de leerling (art. 45b lid 1 WPO). Doen zich tussendoor bijzondere ontwikkelingen voor, dan informeert de school de ouders.

De school moet ouders ook actief informeren over welke persoonsgegevens van de leerling worden gebruikt, aan wie deze worden verstrekt en op welke moment en met welk doel. Dit is verplicht op grond van de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming).

Denk bijvoorbeeld aan het ter beschikking stellen van het onderwijskundig rapport aan een andere school, bij schoolwisseling van de leerling. Het onderwijskundig rapport wordt door het schoolhoofd na overleg met de leerkrachten opgesteld. De school moet de ouders informeren dat zij het onderwijskundig rapport aan de andere school verstrekt.

Inzagerecht: wie mag leerlingdossier inzien?

Het leerlingdossier is strikt vertrouwelijk. Als wettelijk vertegenwoordiger van jouw minderjarige kind heb je het recht om het leerlingdossier in te zien. Naast jijzelf en jouw kind mogen de schoolleiding en het onderwijspersoneel dat bij jouw kind betrokken is het dossier inzien. In bepaalde gevallen mogen ook derden het leerlingdossier inzien. Namelijk bij de:

• aanvraag van extra ondersteuning voor een leerling;
• plaatsing van jouw kind op het speciaal onderwijs;
• overgang naar een andere school, bijvoorbeeld de middelbare school.

In andere gevallen moet je als ouder toestemming geven aan derden om het dossier te mogen inzien.

Wanneer jijzelf het dossier wil inzien, maak je hiervoor een afspraak met de directeur van de school. Bij het inzien van het dossier is altijd iemand van de school aanwezig in verband met de privacy van andere leerlingen. Je hebt ook recht op een kopie van het dossier. De school moet hier binnen vier weken gehoor aan geven. Het kan zijn dat je de kopieerkosten moet betalen.

Gegevens in leerlingdossier verbeteren, aanvullen of verwijderen

Wanneer er gegevens in het leerlingdossier staan die volgens jou onjuist zijn, kun je deze laten verbeteren, aanvullen of verwijderen (art. 16 AVG). Hiervoor dien je een verzoek in bij de school. Bij je verzoek moet je wel aangeven wat de gewenste verbetering is. De school moet vervolgens binnen vier weken beslissen of zij tot de gevraagde aanpassing overgaat. Als de school dit niet wil aanpassen, moet zij dit schriftelijk motiveren.

Recht op informatie bij gescheiden ouders

In principe krijgen ouders na de ontbinding van een huwelijk beiden het ouderlijk gezag. In dat geval hebben beide ouders recht op dezelfde informatie, ongeacht welke ouder belast is met de verzorging van het kind.

Krijgt slechts één ouder wettelijk gezag na de echtscheiding? Dan heeft hij of zij recht op meer informatie dan de ouder zonder gezag. De ouder met gezag kan de rechter bovendien verzoeken om geen informatie meer te geven aan de ouder zonder gezag. De rechter kan dit ook zelf beslissen, als dit beter is voor het kind.

Een voorbeeld hiervan is als een omgangsregeling tussen ouder en kind is afgewezen en de ouder het kind alsnog probeert te ontmoeten bij de school. De school weigert dan om informatie te geven die het contact mogelijk maakt. Volgens art. 1:377c van het Burgerlijk Wetboek moet de school namelijk primair handelen in het belang van het kind.

Wanneer je vindt dat je ten onrechte informatie wordt ontzegd, kun je hierover in gesprek gaan met de school of het bestuur. Je kunt, als deze gesprekken niets opleveren, ook een klacht indienen bij de klachtencommissie van de school. Informatie over de klachtencommissie en de klachtenprocedure staat in de schoolgids.

In onderstaande tabel staat een overzicht wie in welke situatie recht heeft op informatie. Deze tabel is overgenomen uit het Basisboek onderwijsrecht. Een inleiding op de onderwijswet- en regelgeving in primair en voortgezet onderwijs (Den Haag 2020).

Bewaartermijnen gegevens leerlingdossier

De school bewaart de gegevens uit het leerlingdossier. Voor verschillende gegevens zijn verschillende bewaartermijnen vastgesteld. In de regel moeten alle onderdelen van het leerlingdossier twee jaar nadat de leerling van school is gegaan, worden vernietigd. Maar voor sommige onderdelen geldt een andere termijn.

Zo moet een school:

• gegevens over een leerling die naar een school voor speciaal onderwijs of speciaal basisonderwijs is doorverwezen tot drie jaar na vertrek bewaren (art. 18a lid 13 WPO).
• gegevens over absentie en in- en uitschrijving vijf jaar bewaren nadat de leerling is uitgeschreven (art. 18a lid 13 Besluit bekostiging WPO 2022) en (art. 2.47 lid 16 WVO 2020).
• het onderwijskundig rapport vijf jaar bewaren (basisschool) (art. 7a Besluit uitwisseling leer- en begeleidingsgegevens).
• het centraal examen, inclusief de cijferlijsten, minstens zes maanden bewaren (art. 3.31 lid 2 Uitvoeringsbesluit WVO 2020).
• het rapport van het psychologisch onderzoek ten minste drie jaar en maximaal vijf jaar bewaren na het tijdstip waarop de leerling de school heeft verlaten (art. 9.40 lid 4 Uitvoeringsbesluit WVO 2020).

Wanneer de bewaartermijn is afgelopen, kunnen de gegevens worden vernietigd of aan de ouders worden meegegeven.