Wat doet een examensecretaris?

Om de examens goed te laten verlopen heeft elke school een secretaris voor de examens. De examensecretaris stelt de uitslag van het eindexamen vast en tekent de diploma’s en cijferlijsten. Deze persoon is meestal het contactpersoon voor het CvTE. Op sommige scholen heeft de examensecretaris ook andere (coördinerende) taken.

Docent van school

Iedere middelbare school heeft een examensecretaris. Dit is altijd een personeelslid van de school. Bijvoorbeeld een docent of afdelingsleider. De directeur bepaalt wie in de examenperiode deze rol vervult. Het gaat om extra taken voor een personeelslid om ervoor te zorgen dat de examens goed verlopen. Deze secretaris houdt zich in principe alleen bezig met het centraal examen. (art. 3 lid 2 Eindexamenbesluit VO).

Taken van de examensecretaris

De examensecretaris heeft een aantal wettelijke taken. Deze taken staan opgesomd in het Eindexamenbesluit VO:

  • vaststellen van de uitslag van een eindexamen
  • tekenen van de diploma’s en de cijferlijsten
  • bewaren van de gegevens waaruit blijkt dat het examendossier van een leerling (nog niet) is afgesloten

Vaststellen de uitslag van een eindexamen

De secretaris bepaalt of je genoeg punten hebt om te slagen. Dit doet hij of zij samen met de directeur van de school (art. 48 lid 1 Eindexamenbesluit VO). De uitslag luidt geslaagd of afgewezen (art. 48 lid 2 Eindexamenbesluit VO)

Tekenen van de diploma’s en de cijferlijsten

De secretaris tekent jouw diploma. Dit is het bewijs dat het diploma is afgegeven door de school en jouw cijferlijst is gecontroleerd door de school (art. 52 lid 8 Eindexamenbesluit VO). De handtekening van de directeur van de school staat er ook op.

Bewaren van de gegevens over afsluiting van examendossiers

Gegevens over de eindcijfers en de definitieve uitslag van examenkandidaten worden na het eindexamen verstuurd aan het ministerie van Onderwijs en de Onderwijsinspectie (art. 56 lid 1 Eindexamenbesluit VO). Bijvoorbeeld gegevens over het profiel, de vakken waarin examen is afgelegd, cijfers van het schoolexamen en het centraal examen, cijfer van de rekentoets en de eindcijfers. De secretaris zorgt ervoor dat de gegevens die na de examens zijn verzonden voor minimaal een half jaar worden bewaard (art. 57 lid 2 jo. 56 Eindexamenbesluit VO).

Aanspreekpunt voor CvTE

De richtlijnen voor de examen veranderen ieder examenjaar. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van een grafische rekenmachine en andere hulpmiddelen die je mag meenemen naar het examen. Het CvTE vraagt scholen om de examensecretaris op te geven als contactpersoon.  Op de meeste scholen is de examensecretaris dan ook het contactpersoon. De examensecretaris kan collega’s snel informeren over actualiteiten rondom het examen.

Extra taken mogelijk, verschilt per school

In de praktijk heeft de examensecretaris meer taken. De precieze taken van een examensecretaris verschillen per school. Dit hangt af van hoe dat op de school is geregeld. In de praktijk houdt de examensecretaris zich ook bezig met coördinerende taken. Bijvoorbeeld:

  • omgaan meet onregelmatigheden tijdens het examen
  • controleren of een herkansing mogelijk is voor een examenkandidaat
  • het bestellen van de centrale examens en aangepaste versies
  • het in ontvangst nemen van de levering van de centrale examens
  • het aanmelden van kandidaten voor de aangewezen vakken/het derde tijdvak
  • ervoor zorgen dat de correcties goed verlopen 
  • bemiddelen als eerste en tweede conrector het niet eens worden over de beoordeling van een examen
  • ervoor zorgen dat vakdocenten over actuele informatie beschikken over examenvakken